金牌大內總管--行政統籌管理技能提升

金牌大內總管--行政統籌管理技能提升(王曉瓏)課程介紹：

課程背景
    想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優秀？看著上司每日繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知如何下手？面對上司，卻不知自己在他心目中的價值是多少？輔助上司的工作，很多時候不知道如何去行使“權力”？遇到跨部門的溝通、協調問題，總是困難重重？整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，卻苦于沒有專項的培訓課程？為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓練，全方位提升行政管理人員的認知水平和實操能力。

課程收益
1. 明確行政管理必須掌握的各項專業知識
2. 提升公文寫作方法與技巧
3. 策劃和組織大型會議與活動
4. 了解不同風格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關系協調能力
5. 正確管理情緒與排解壓力

課程大綱
 
一、行政統籌管理的定位
1. 什么是行政？
2. 行政的5大職能
3. 行政管理工作的特點 — 協與調的藝術
4. 重新認識行政管理工作內容
5. 基層、中層、高層行政管理工作的重點

二、行政統籌綜合管理
1. 辦公室管理制度的建立與推行
1) 大型企業和中小型企業辦公室管理制度的區別
2) 如何制定具體的管理制度：5大要素
3) 【案例】《固定資產管理制度》
2. 辦公室環境管理
1) 辦公環境要素：綠化、空氣、光線、安全、設備、聲音、色調
2) 5S管理
3) 【互動】現場5S管理
4) 辦公室布置原則：規范與美觀的平衡
5) 【案例】《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》
3. 辦公文檔、辦公設施與日常用品的管理
1) 不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等
2) 辦公設備和公共設施的日常管理
3) 文具等辦公用品的采購和預算
4) 固定資產管理
4. 后勤崗位員工管理
1) 難有亮點卻容易有紕漏的工作節點：前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫務、雜志
5. 公共關系管理
1) 如何與媒體共舞：自媒體、網絡媒體下的新變化
2) 如何與政府溝通：八項規定和六項禁令后
3) 面對突發公關事件的軟處理與硬處理

三、企業實用公文寫作
1. 公文寫作概述
1) 公文的類別和行文關系
2) 公文寫作四大原則
3) 公文寫作六大步驟
① 制定行動目標：主動目標與被動目標
② 決定正式程度：公文正式程度由什么來體現？
③ 設定總體風格：公文的游說矩陣
④ 選擇層次結構：連貫式、并列式、分析問題式等
⑤ 列出大綱：提綱法和輻射法
⑥ 撰寫初稿
4) 公文寫作的規范：格式、時間、空間、職務、數字、層次及計量單位等
5) 【案例】《常見錯誤解析》
2. 企業常用公文的寫作
1) 8類不同公文的性質和作用
① 通知：《國務院通知》
② 請示與報告：相同與不同之處
③ 批復：具體的答復意見
④ 函：邀請函、感謝函、復函等
⑤ 會議紀要：詳細與摘要式記錄
⑥ 工作總結：《外商協會工作總結》的巧妙之處
⑦ 工作計劃：目標的重要性
⑧ 演講稿：開頭、主體和結尾

四、有效的會議/活動管理
1. 導致會議低效的原因
1) 企業會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果
2) 原因如下：認識不到，重視不夠，準備不足，組織不好，技巧不佳，落實不力
2. 高效會議前的準備工作
1) 是否需要開會？
2) 【案例】生產車間著火了要開什么會？
3) 準備工作的重要性
① 會議準備的5W1H
② 會議準備內容核對單
③ 會場布置的準備
④ 主持人的4個準備工作
3. 成功會議中的五大策略
1) 如何做開場白
2) 【情景模擬】主持人的開場白
3) 如何分配發言時間
4) 如何掌握議事進度
5) 如何達成會議決策
① 彼德•德魯克決策法
② 4種群體決策：權威、少數服從多數、共識、無異議
③ 4種團隊決策法
6) 【案例分析】《工藝重組的討論會》
7) 如何圓滿結束會議
4. 如何成為優秀的會議主持人
1) 把控好會議的三個階段
① 開始階段—熱身
② 進行階段—熱炒
③ 收尾階段—熱心
2) 如何應對會議中發生的意外
5. 會議記錄與會后跟進
1) 會議記錄者的功能和勝任條件
2) 對會議記錄的建議和歸檔
3) 如何進行會后跟進
4) 自我評定
5) 如何提高下次會議質量

五、時間管理與行政管理
1. 【測試】你對時間的掌控程度
2. 如何理解時間？
3. 時間的四大特性
4. 4代時間管理理論
5. 時間管理的本質是—自我管理！
6. 時間殺手在哪里
7. 【案例】《任經理為什么時間不夠用？》
8. 時間管理的原則
1) 帕累托原則（80.20法則）
2) 優先矩陣原則
3) 優先矩陣的陷阱與時間分配
9. 行政管理中，對效益而言，效能、效率和勤懇哪個更重要？
1) 關注效能，要事第一
2) 關注效率，一次做對
3) 關注勤懇，目標牽引
10. 時間管理的具體實施
1) 設定事項清單（設定目標）
2) 排定優先順序（來源于長期目標！）
3) 時間安排（再次設定完成期限）
4) 具體實施（提高效率）
5) 效果檢視（每晚回顧）
11. 【練習】下周的行政工作安排

六、行政工作中的溝通技巧
1. DISC溝通風格及其優勢和局限
2. 【診斷測試】我是哪種溝通風格？
1) DISC之D型：駕馭型/老虎型
2) DISC之I型：表達型/孔雀型
3) DISC之S型：親和型/考拉型
4) DISC之C型：分析型/貓頭鷹型
3. 【案例】《在期限內發送重要文件》
4. 分析及總結四種風格溝通策略
5. 【小組討論】如何與不同風格的人溝通

七、情緒與壓力管理
1. 如何處理工作上的負面情緒
1) 憤怒管理的秘訣
2) 如何管理壓力
2. 遇到挫折，如何自我激勵
1) 如何建立樂觀思維
2) 【情景練習】樂觀三部曲
3) 心情愉快的行政人員帶來高效團隊業績

講師介紹

王曉瓏老師  商務禮儀專家
行政管理訓練專家
福建省禮儀協會理事
DISC認證講師/測評師
廈門人才中心特約講師
中國女性形象工程特邀禮儀專家
廈門海峽導報《商務禮儀》專欄作者
16年知名跨國企業員工管理與培訓經驗
廈門大學外文系英語專業學士（能雙語授課）
曾任：柯達(中國) 行政主任、采購經理、內訓講師、總經理秘書
曾任：林德(中國) 總裁辦公室主任、資深講師 ，獲“最佳講師”稱號
長期擔任廈門人才中心、廈門大學、安踏集團、中外運集團多家院校及企業特聘講師
王曉瓏老師曾先后就職于柯達、林德等知名跨國公司，分別擔任總經辦主任、亞太區總裁助理及內訓講師等職務，精通大型會議、活動策劃及組織工作；掌握如何與政府、媒體及社會團體保持良好互動，熟悉行政管理制度和程序，熟悉保安、食堂、運輸等行政事務。王老師將15年資深的行政管理體驗與高端商務實踐相融合，獨自開發《資深行政文秘綜合能力提升訓練》、《客戶經理職業形象與商務禮儀訓練》等一系列課程，能單獨進行英語授課，專注于職業素養、商務禮儀、會議管理、辦公室管理等方面培訓，在外累計培訓場次達150多場，課程滿意度高達95%以上，累計培訓過4000余名企業員工。

實戰經驗：
2000年—2006年，柯達(廈門)有限公司歷任行政主任、采購經理、內訓講師、總經理秘書
王老師通過參觀訪問、采訪、公開演講、信息發布、贊助及捐贈等方式建立和保持公司與相關政府部門及社會團體的良好關系，執行“一、二廠合并”，充分利用現有設備資產，避免投資浪費, 負責包裝材料的計劃和采購、尋找資產、零配件、設備和非生產性物料的供應商并進行談判和采購，執行公司商品采購策略，與供應商研究降低成本的機會，同時擔任SAP采購模塊升級的小組領導, 組織測試和相關培訓。后調往總經辦，負責“新產品注冊”等項目中的外事工作，組織和協調如開幕典禮,周年慶典、員工大會等大型公司活動，并負責企業員工服務禮儀培訓并指導她們的職業素養能力培養與提升訓練，提供新員工入職、物流采購、企業文化、群策群力、商務禮儀等培訓。

2006年—2013年，林德(中國)叉車有限公司任總裁辦公室主任/資深講師。
制定和規范企業行政管理制度和流程，同時協調總裁與股東、德國總部、廈門總部各部門、林德中國各大區、林德香港、林德新加坡以及與公司外部的聯絡，使企業與政府、媒體及社會團體建立和保持良好的互動及合作關系。策劃和組織廈門外商協會會員活動，并擔任企業資深講師，為“企業文化復興和推進”、“群策群力”等活動提供培訓和督導，同時負責企業培訓計劃開展與實施，在職期間，為林德培訓過2000余名新老員工，受企業高層贊賞，并獲得“最佳講師”稱號。同時兼職外部培訓師，服務于廈門市人才中心及各培訓機構，為企業提供培訓、輔導和咨詢等服務。培訓內容有高級秘書助理技能訓練營、商務禮儀與職業形象、行政工作統籌管理、職業心態與職業素養、商務公文寫作、高效會議管理等，在外累計培訓場次達150多場，深受學員好評。

主講課程：
《職業形象與商務禮儀》、《行政辦公室服務接待禮儀》
《職場禮儀與溝通技巧》、《專業行政文秘綜合能力提升訓練》
《資深行政文秘綜合能力提升訓練》、《服務意識與服務禮儀》
《高情商的職場溝通》、《商務西餐禮儀》、《政務禮儀》、《商務禮儀與職業形象》
《職業化塑造與高效工作技能提升》、《員工職業素養提升》
授課風格：
王老師授課注重互動、體驗、角色扮演、實例操作，讓學員在練中學，學中練，避免“學而不用，聽了就忘”。在海量案例中，揭示員工職業素養提升的誤區與禁忌，塑造企業專業形象。結合企業的現狀，對企業現有商務禮儀、接待及大型會議提出建設性、實操性反饋，推動商務禮儀日常化和標準化。

部分授課記錄：
廈門市人才服務中心《商務禮儀》《大學生職業素養提升》48期；
廈門大學《大學生職業素養提升》16期；
安踏集團《秘書助理、商務禮儀》10期；
斯蘭集團《經理人特訓班(商務禮儀與溫馨服務)》20期；
中外運集團《服務禮儀》15期；
福建師范大學《大學生職業素養提升》12期；
福建寧德核電《服務禮儀》5期；
嘉晟集團《行政管理提升班》6期；
廈門億聯網絡《服務禮儀》6期；
海隆集團《商務禮儀》16期；
東方美美容集團（沙龍）《魅力女性形象素養提升》10期；
龍巖市黨校《行政管理素養提升》30期；
廈門理工學院《大學生職業素養提升》10期；
廈門地豐置業有限公司《高級秘書、助理和行政人員職業技能訓練營》8期；
廈門海滄市政建設管理中心《商務公文寫作》6期；
凱傲集團《職業心態與職業素養》14期；
南沙海誠貨代《五星服務意識與服務標準流程》4期；
廣州信利學院《商務禮儀》2期；
中信銀行《職業素養》2期；
金梅花地產《商務禮儀》2期；
東莞招行《高效會議管理》2期。

部分服務客戶：
政府高校：江蘇沭陽地方稅務局、長沙商務局、集美大學、華僑大學、廈門海滄市政建設管理中心、龍巖市黨校、廈門大學、福州大學、福建師范大學、濟南大學、廈門理工學院、云南大學旅游學院、廈門華夏職業學院、廣州市公用事業高級技工學校、杭州干陪中心、廣州信利學院、哈爾濱鐵路局等
物流：廈門港務集團、中外運集團廈門分公司、嘉晟集團、廈門斯巴特進出口、海天集裝箱、廣州南沙海誠貨代、重慶浩航船務、越海物流等
金融保險業：上海興業銀行總行、連云港東方農商銀行、成都農商行、臨海農商行、吳江農商行、濟寧農信社、杭州農行、浙江農行、臺州農行、廈門農行、北京中行、南海工行、南沙工行、福州建行、興業銀行太原分行、興業銀行杭州分行、貴州省長順縣農村信用合作、廈門郵政、鄭州銀行、湘潭市農村信用社、焦作中旅銀行、佛山南海農商行、成都中郵人壽保險、中信銀行、中信證券、廣州二六三移動通信、東莞招行等
食品餐飲：蜀都川菜文化、寧波丁丁麻辣燙餐飲有限公司等
地產建筑：萬科房地產、廈門地豐置業有限公司、祥遠房地產代理有限公司、國建筑第八工程局有限公司廣西分公司、深圳瑞捷建筑、威海城建集團、深圳佳兆業地產、福建眾億工程項目管理、福建南方路面機械有限公司、金梅花地產、中國建筑第八工程局有限公司等
電子電力通信煙草：三明移動、福建寧德核電、美國安費諾電子、矽恩微電子、福日電子、深圳競華電子有限公司、中石家莊電力、重慶武隆水電、烽火通信、遵義煙草、華潤電力等
大型集團：聯想集團、東方美集團、安踏集團、廣州本田汽車有限公司、默克化工技術（上海）有限公司、臺灣默克股份有限公司、酷派集團、東風鴻泰控股等
醫藥行業：廈門市第一醫院、國藥控股星鯊制藥、金日制藥、廣東眾生藥業股份有限公司、哈爾濱健康藥業等
其他行業：廈門億聯網絡、寶特科技、美時美克、中脈科技、廈門萬里石、北京智富博森商務服務公司、望海商場、旭日富邦商貿、德塔石業、泉州市亞利特建材有限公司、金龍聯合汽車工業有限公司、威迪亞精密模具塑膠、波特鞋業、廣州昭和汽車零部件有限公司、麥克韋爾科技、蘇州工業園區陽澄湖半島旅游度假區、三亞旅游公司、中煤榆林、天津中沙石化、廣州立信、杭州圣奧家具、佛山新華印刷廠、廣州頂立工程、寧波萬豐奧威、貴州特種車、中興物聯、深圳慧江保安服務公司等

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