金牌大內(nèi)總管--行政統(tǒng)籌管理技能提升

金牌大內(nèi)總管--行政統(tǒng)籌管理技能提升(王曉瓏)課程介紹：

課程背景
    想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優(yōu)秀？看著上司每日繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知如何下手？面對上司，卻不知自己在他心目中的價(jià)值是多少？輔助上司的工作，很多時(shí)候不知道如何去行使“權(quán)力”？遇到跨部門的溝通、協(xié)調(diào)問題，總是困難重重？整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，卻苦于沒有專項(xiàng)的培訓(xùn)課程？為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理人員的認(rèn)知水平和實(shí)操能力。

課程收益
1. 明確行政管理必須掌握的各項(xiàng)專業(yè)知識
2. 提升公文寫作方法與技巧
3. 策劃和組織大型會議與活動
4. 了解不同風(fēng)格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關(guān)系協(xié)調(diào)能力
5. 正確管理情緒與排解壓力

課程大綱
 
一、行政統(tǒng)籌管理的定位
1. 什么是行政？
2. 行政的5大職能
3. 行政管理工作的特點(diǎn) — 協(xié)與調(diào)的藝術(shù)
4. 重新認(rèn)識行政管理工作內(nèi)容
5. 基層、中層、高層行政管理工作的重點(diǎn)

二、行政統(tǒng)籌綜合管理
1. 辦公室管理制度的建立與推行
1) 大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別
2) 如何制定具體的管理制度：5大要素
3) 【案例】《固定資產(chǎn)管理制度》
2. 辦公室環(huán)境管理
1) 辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設(shè)備、聲音、色調(diào)
2) 5S管理
3) 【互動】現(xiàn)場5S管理
4) 辦公室布置原則：規(guī)范與美觀的平衡
5) 【案例】《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》
3. 辦公文檔、辦公設(shè)施與日常用品的管理
1) 不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等
2) 辦公設(shè)備和公共設(shè)施的日常管理
3) 文具等辦公用品的采購和預(yù)算
4) 固定資產(chǎn)管理
4. 后勤崗位員工管理
1) 難有亮點(diǎn)卻容易有紕漏的工作節(jié)點(diǎn)：前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務(wù)、雜志
5. 公共關(guān)系管理
1) 如何與媒體共舞：自媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體下的新變化
2) 如何與政府溝通：八項(xiàng)規(guī)定和六項(xiàng)禁令后
3) 面對突發(fā)公關(guān)事件的軟處理與硬處理

三、企業(yè)實(shí)用公文寫作
1. 公文寫作概述
1) 公文的類別和行文關(guān)系
2) 公文寫作四大原則
3) 公文寫作六大步驟
① 制定行動目標(biāo)：主動目標(biāo)與被動目標(biāo)
② 決定正式程度：公文正式程度由什么來體現(xiàn)？
③ 設(shè)定總體風(fēng)格：公文的游說矩陣
④ 選擇層次結(jié)構(gòu)：連貫式、并列式、分析問題式等
⑤ 列出大綱：提綱法和輻射法
⑥ 撰寫初稿
4) 公文寫作的規(guī)范：格式、時(shí)間、空間、職務(wù)、數(shù)字、層次及計(jì)量單位等
5) 【案例】《常見錯(cuò)誤解析》
2. 企業(yè)常用公文的寫作
1) 8類不同公文的性質(zhì)和作用
① 通知：《國務(wù)院通知》
② 請示與報(bào)告：相同與不同之處
③ 批復(fù)：具體的答復(fù)意見
④ 函：邀請函、感謝函、復(fù)函等
⑤ 會議紀(jì)要：詳細(xì)與摘要式記錄
⑥ 工作總結(jié)：《外商協(xié)會工作總結(jié)》的巧妙之處
⑦ 工作計(jì)劃：目標(biāo)的重要性
⑧ 演講稿：開頭、主體和結(jié)尾

四、有效的會議/活動管理
1. 導(dǎo)致會議低效的原因
1) 企業(yè)會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果
2) 原因如下：認(rèn)識不到，重視不夠，準(zhǔn)備不足，組織不好，技巧不佳，落實(shí)不力
2. 高效會議前的準(zhǔn)備工作
1) 是否需要開會？
2) 【案例】生產(chǎn)車間著火了要開什么會？
3) 準(zhǔn)備工作的重要性
① 會議準(zhǔn)備的5W1H
② 會議準(zhǔn)備內(nèi)容核對單
③ 會場布置的準(zhǔn)備
④ 主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作
3. 成功會議中的五大策略
1) 如何做開場白
2) 【情景模擬】主持人的開場白
3) 如何分配發(fā)言時(shí)間
4) 如何掌握議事進(jìn)度
5) 如何達(dá)成會議決策
① 彼德•德魯克決策法
② 4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識、無異議
③ 4種團(tuán)隊(duì)決策法
6) 【案例分析】《工藝重組的討論會》
7) 如何圓滿結(jié)束會議
4. 如何成為優(yōu)秀的會議主持人
1) 把控好會議的三個(gè)階段
① 開始階段—熱身
② 進(jìn)行階段—熱炒
③ 收尾階段—熱心
2) 如何應(yīng)對會議中發(fā)生的意外
5. 會議記錄與會后跟進(jìn)
1) 會議記錄者的功能和勝任條件
2) 對會議記錄的建議和歸檔
3) 如何進(jìn)行會后跟進(jìn)
4) 自我評定
5) 如何提高下次會議質(zhì)量

五、時(shí)間管理與行政管理
1. 【測試】你對時(shí)間的掌控程度
2. 如何理解時(shí)間？
3. 時(shí)間的四大特性
4. 4代時(shí)間管理理論
5. 時(shí)間管理的本質(zhì)是—自我管理！
6. 時(shí)間殺手在哪里
7. 【案例】《任經(jīng)理為什么時(shí)間不夠用？》
8. 時(shí)間管理的原則
1) 帕累托原則（80.20法則）
2) 優(yōu)先矩陣原則
3) 優(yōu)先矩陣的陷阱與時(shí)間分配
9. 行政管理中，對效益而言，效能、效率和勤懇哪個(gè)更重要？
1) 關(guān)注效能，要事第一
2) 關(guān)注效率，一次做對
3) 關(guān)注勤懇，目標(biāo)牽引
10. 時(shí)間管理的具體實(shí)施
1) 設(shè)定事項(xiàng)清單（設(shè)定目標(biāo)）
2) 排定優(yōu)先順序（來源于長期目標(biāo)！）
3) 時(shí)間安排（再次設(shè)定完成期限）
4) 具體實(shí)施（提高效率）
5) 效果檢視（每晚回顧）
11. 【練習(xí)】下周的行政工作安排

六、行政工作中的溝通技巧
1. DISC溝通風(fēng)格及其優(yōu)勢和局限
2. 【診斷測試】我是哪種溝通風(fēng)格？
1) DISC之D型：駕馭型/老虎型
2) DISC之I型：表達(dá)型/孔雀型
3) DISC之S型：親和型/考拉型
4) DISC之C型：分析型/貓頭鷹型
3. 【案例】《在期限內(nèi)發(fā)送重要文件》
4. 分析及總結(jié)四種風(fēng)格溝通策略
5. 【小組討論】如何與不同風(fēng)格的人溝通

七、情緒與壓力管理
1. 如何處理工作上的負(fù)面情緒
1) 憤怒管理的秘訣
2) 如何管理壓力
2. 遇到挫折，如何自我激勵
1) 如何建立樂觀思維
2) 【情景練習(xí)】樂觀三部曲
3) 心情愉快的行政人員帶來高效團(tuán)隊(duì)業(yè)績

講師介紹

王曉瓏?yán)蠋?nbsp; 商務(wù)禮儀專家
行政管理訓(xùn)練專家
福建省禮儀協(xié)會理事
DISC認(rèn)證講師/測評師
廈門人才中心特約講師
中國女性形象工程特邀禮儀專家
廈門海峽導(dǎo)報(bào)《商務(wù)禮儀》專欄作者
16年知名跨國企業(yè)員工管理與培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)
廈門大學(xué)外文系英語專業(yè)學(xué)士（能雙語授課）
曾任：柯達(dá)(中國) 行政主任、采購經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書
曾任：林德(中國) 總裁辦公室主任、資深講師 ，獲“最佳講師”稱號
長期擔(dān)任廈門人才中心、廈門大學(xué)、安踏集團(tuán)、中外運(yùn)集團(tuán)多家院校及企業(yè)特聘講師
王曉瓏?yán)蠋熢�先后就職于柯達(dá)、林德等知名跨國公司，分別擔(dān)任總經(jīng)辦主任、亞太區(qū)總裁助理及內(nèi)訓(xùn)講師等職務(wù)，精通大型會議、活動策劃及組織工作；掌握如何與政府、媒體及社會團(tuán)體保持良好互動，熟悉行政管理制度和程序，熟悉保安、食堂、運(yùn)輸?shù)刃姓�事�?wù)。王老師將15年資深的行政管理體驗(yàn)與高端商務(wù)實(shí)踐相融合，獨(dú)自開發(fā)《資深行政文秘綜合能力提升訓(xùn)練》、《客戶經(jīng)理職業(yè)形象與商務(wù)禮儀訓(xùn)練》等一系列課程，能單獨(dú)進(jìn)行英語授課，專注于職業(yè)素養(yǎng)、商務(wù)禮儀、會議管理、辦公室管理等方面培訓(xùn)，在外累計(jì)培訓(xùn)場次達(dá)150多場，課程滿意度高達(dá)95%以上，累計(jì)培訓(xùn)過4000余名企業(yè)員工。

實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)：
2000年—2006年，柯達(dá)(廈門)有限公司歷任行政主任、采購經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書
王老師通過參觀訪問、采訪、公開演講、信息發(fā)布、贊助及捐贈等方式建立和保持公司與相關(guān)政府部門及社會團(tuán)體的良好關(guān)系，執(zhí)行“一、二廠合并”，充分利用現(xiàn)有設(shè)備資產(chǎn)，避免投資浪費(fèi), 負(fù)責(zé)包裝材料的計(jì)劃和采購、尋找資產(chǎn)、零配件、設(shè)備和非生產(chǎn)性物料的供應(yīng)商并進(jìn)行談判和采購，執(zhí)行公司商品采購策略，與供應(yīng)商研究降低成本的機(jī)會，同時(shí)擔(dān)任SAP采購模塊升級的小組領(lǐng)導(dǎo), 組織測試和相關(guān)培訓(xùn)。后調(diào)往總經(jīng)辦，負(fù)責(zé)“新產(chǎn)品注冊”等項(xiàng)目中的外事工作，組織和協(xié)調(diào)如開幕典禮,周年慶典、員工大會等大型公司活動，并負(fù)責(zé)企業(yè)員工服務(wù)禮儀培訓(xùn)并指導(dǎo)她們的職業(yè)素養(yǎng)能力培養(yǎng)與提升訓(xùn)練，提供新員工入職、物流采購、企業(yè)文化、群策群力、商務(wù)禮儀等培訓(xùn)。

2006年—2013年，林德(中國)叉車有限公司任總裁辦公室主任/資深講師。
制定和規(guī)范企業(yè)行政管理制度和流程，同時(shí)協(xié)調(diào)總裁與股東、德國總部、廈門總部各部門、林德中國各大區(qū)、林德香港、林德新加坡以及與公司外部的聯(lián)絡(luò)，使企業(yè)與政府、媒體及社會團(tuán)體建立和保持良好的互動及合作關(guān)系。策劃和組織廈門外商協(xié)會會員活動，并擔(dān)任企業(yè)資深講師，為“企業(yè)文化復(fù)興和推進(jìn)”、“群策群力”等活動提供培訓(xùn)和督導(dǎo)，同時(shí)負(fù)責(zé)企業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃開展與實(shí)施，在職期間，為林德培訓(xùn)過2000余名新老員工，受企業(yè)高層贊賞，并獲得“最佳講師”稱號。同時(shí)兼職外部培訓(xùn)師，服務(wù)于廈門市人才中心及各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，為企業(yè)提供培訓(xùn)、輔導(dǎo)和咨詢等服務(wù)。培訓(xùn)內(nèi)容有高級秘書助理技能訓(xùn)練營、商務(wù)禮儀與職業(yè)形象、行政工作統(tǒng)籌管理、職業(yè)心態(tài)與職業(yè)素養(yǎng)、商務(wù)公文寫作、高效會議管理等，在外累計(jì)培訓(xùn)場次達(dá)150多場，深受學(xué)員好評。

主講課程：
《職業(yè)形象與商務(wù)禮儀》、《行政辦公室服務(wù)接待禮儀》
《職場禮儀與溝通技巧》、《專業(yè)行政文秘綜合能力提升訓(xùn)練》
《資深行政文秘綜合能力提升訓(xùn)練》、《服務(wù)意識與服務(wù)禮儀》
《高情商的職場溝通》、《商務(wù)西餐禮儀》、《政務(wù)禮儀》、《商務(wù)禮儀與職業(yè)形象》
《職業(yè)化塑造與高效工作技能提升》、《員工職業(yè)素養(yǎng)提升》
授課風(fēng)格：
王老師授課注重互動、體驗(yàn)、角色扮演、實(shí)例操作，讓學(xué)員在練中學(xué)，學(xué)中練，避免“學(xué)而不用，聽了就忘”。在海量案例中，揭示員工職業(yè)素養(yǎng)提升的誤區(qū)與禁忌，塑造企業(yè)專業(yè)形象。結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀，對企業(yè)現(xiàn)有商務(wù)禮儀、接待及大型會議提出建設(shè)性、實(shí)操性反饋，推動商務(wù)禮儀日常化和標(biāo)準(zhǔn)化。

部分授課記錄：
廈門市人才服務(wù)中心《商務(wù)禮儀》《大學(xué)生職業(yè)素養(yǎng)提升》48期；
廈門大學(xué)《大學(xué)生職業(yè)素養(yǎng)提升》16期；
安踏集團(tuán)《秘書助理、商務(wù)禮儀》10期；
斯蘭集團(tuán)《經(jīng)理人特訓(xùn)班(商務(wù)禮儀與溫馨服務(wù))》20期；
中外運(yùn)集團(tuán)《服務(wù)禮儀》15期；
福建師范大學(xué)《大學(xué)生職業(yè)素養(yǎng)提升》12期；
福建寧德核電《服務(wù)禮儀》5期；
嘉晟集團(tuán)《行政管理提升班》6期；
廈門億聯(lián)網(wǎng)絡(luò)《服務(wù)禮儀》6期；
海隆集團(tuán)《商務(wù)禮儀》16期；
東方美美容集團(tuán)（沙龍）《魅力女性形象素養(yǎng)提升》10期；
龍巖市黨校《行政管理素養(yǎng)提升》30期；
廈門理工學(xué)院《大學(xué)生職業(yè)素養(yǎng)提升》10期；
廈門地豐置業(yè)有限公司《高級秘書、助理和行政人員職業(yè)技能訓(xùn)練營》8期；
廈門海滄市政建設(shè)管理中心《商務(wù)公文寫作》6期；
凱傲集團(tuán)《職業(yè)心態(tài)與職業(yè)素養(yǎng)》14期；
南沙海誠貨代《五星服務(wù)意識與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)流程》4期；
廣州信利學(xué)院《商務(wù)禮儀》2期；
中信銀行《職業(yè)素養(yǎng)》2期；
金梅花地產(chǎn)《商務(wù)禮儀》2期；
東莞招行《高效會議管理》2期。

部分服務(wù)客戶：
政府高校：江蘇沭陽地方稅務(wù)局、長沙商務(wù)局、集美大學(xué)、華僑大學(xué)、廈門海滄市政建設(shè)管理中心、龍巖市黨校、廈門大學(xué)、福州大學(xué)、福建師范大學(xué)、濟(jì)南大學(xué)、廈門理工學(xué)院、云南大學(xué)旅游學(xué)院、廈門華夏職業(yè)學(xué)院、廣州市公用事業(yè)高級技工學(xué)校、杭州干陪中心、廣州信利學(xué)院、哈爾濱鐵路局等
物流：廈門港務(wù)集團(tuán)、中外運(yùn)集團(tuán)廈門分公司、嘉晟集團(tuán)、廈門斯巴特進(jìn)出口、海天集裝箱、廣州南沙海誠貨代、重慶浩航船務(wù)、越海物流等
金融保險(xiǎn)業(yè)：上海興業(yè)銀行總行、連云港東方農(nóng)商銀行、成都農(nóng)商行、臨海農(nóng)商行、吳江農(nóng)商行、濟(jì)寧農(nóng)信社、杭州農(nóng)行、浙江農(nóng)行、臺州農(nóng)行、廈門農(nóng)行、北京中行、南海工行、南沙工行、福州建行、興業(yè)銀行太原分行、興業(yè)銀行杭州分行、貴州省長順縣農(nóng)村信用合作、廈門郵政、鄭州銀行、湘潭市農(nóng)村信用社、焦作中旅銀行、佛山南海農(nóng)商行、成都中郵人壽保險(xiǎn)、中信銀行、中信證券、廣州二六三移動通信、東莞招行等
食品餐飲：蜀都川菜文化、寧波丁丁麻辣燙餐飲有限公司等
地產(chǎn)建筑：萬科房地產(chǎn)、廈門地豐置業(yè)有限公司、祥遠(yuǎn)房地產(chǎn)代理有限公司、國建筑第八工程局有限公司廣西分公司、深圳瑞捷建筑、威海城建集團(tuán)、深圳佳兆業(yè)地產(chǎn)、福建眾億工程項(xiàng)目管理、福建南方路面機(jī)械有限公司、金梅花地產(chǎn)、中國建筑第八工程局有限公司等
電子電力通信煙草：三明移動、福建寧德核電、美國安費(fèi)諾電子、矽恩微電子、福日電子、深圳競?cè)A電子有限公司、中石家莊電力、重慶武隆水電、烽火通信、遵義煙草、華潤電力等
大型集團(tuán)：聯(lián)想集團(tuán)、東方美集團(tuán)、安踏集團(tuán)、廣州本田汽車有限公司、默克化工技術(shù)（上海）有限公司、臺灣默克股份有限公司、酷派集團(tuán)、東風(fēng)鴻泰控股等
醫(yī)藥行業(yè)：廈門市第一醫(yī)院、國藥控股星鯊制藥、金日制藥、廣東眾生藥業(yè)股份有限公司、哈爾濱健康藥業(yè)等
其他行業(yè)：廈門億聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、寶特科技、美時(shí)美克、中脈科技、廈門萬里石、北京智富博森商務(wù)服務(wù)公司、望海商場、旭日富邦商貿(mào)、德塔石業(yè)、泉州市亞利特建材有限公司、金龍聯(lián)合汽車工業(yè)有限公司、威迪亞精密模具塑膠、波特鞋業(yè)、廣州昭和汽車零部件有限公司、麥克韋爾科技、蘇州工業(yè)園區(qū)陽澄湖半島旅游度假區(qū)、三亞旅游公司、中煤榆林、天津中沙石化、廣州立信、杭州圣奧家具、佛山新華印刷廠、廣州頂立工程、寧波萬豐奧威、貴州特種車、中興物聯(lián)、深圳慧江保安服務(wù)公司等

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