商務禮儀之通訊禮儀

　　人所共知，現代社會乃是一個信息的社會。對于廣大商界人士而言，信息就是資源，信息就是財富，信息就是生命，所以大家不約而同地對信息重視有加。目前，多種多樣的現代化通訊工具層出不窮。它們的出現，為商界人士獲取信息、傳遞信息、利用信息，提供了越來越多的選擇。
 
　　通訊，一般有其特定的含義。它是指人們利用一定的電訊設備，來進行信息的傳遞。被傳遞的信息，既可以是文字、符號，也可以是表格、圖像。在日常生活里，商界人士接觸最多的通訊手段，當今主要有電話、電報、電傳、尋呼、傳真、電子郵件，等等。通訊禮儀，通常即指在利用上述各種通訊手段時，所應遵守的禮儀規范。
 
　　考慮到商界人士的實際需求，以下將著重介紹一下而今應用最多、最廣的電話、手機、尋呼機、傳真機以及電子郵件的基本禮儀。
 
　　在所有電子通訊手段中，電話出現得最早。迄今為止，它也是使用最廣的。因此，電話禮儀是商界人士所要掌握的重點。對于商界人士來講，電話不僅僅是一種傳遞信息、獲取信息、保持聯絡的尋常工具，而且也是商務人員所在單位或個人的形象的一個載體。在商務交往中，普普通通的接打電話，實際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一幅給人以深刻印象的電話形象。所謂電話形象，即人們在通電話的整個過程之中的語言、聲調、內容、表情、態度、時間感等等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。正是因為電話形象在現代社會中無處不在，而商務交往又與電話“難解難分”，因此凡是重視維護自身形象的單位，無不對電話的使用給予了高度的關注。
 
　　與日常會話和書信聯絡相比，接打電話具有即時性、經常性、簡捷性、雙向性、禮儀性等等較為突出的特點。所謂即時性、經常性、簡捷性、雙向性都不難理解，而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。
 
　　電話的禮儀性特點，直接與前面提到過的“電話形象”密切相關。它是指不論是打電話還是接電話，都必須以禮待人，克己而敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌，先敬于人，無形之中將會使自己的人際關系受到損害。
 
　　使用電話通訊，有主動地撥打電話與被動地接聽電話之別。從禮儀方面來講，撥打電話與接聽電話時有著各自不同的標準作法。以下，就分別對其加以介紹。
 
　　在商務交往中，需要商務人員“先發制人”，首先打電話給別人的情況極多。當商務人員準備撥打電話時，率先考慮的問題共有三個。
 
　　問題之一，是這個電話該不該打。需要通報信息、祝賀問候、聯系約會、表示感謝等等時候，都有必要利用一下電話。而毫無意義、毫無內容的“沒話找話”式的電話，則最好不要打。即使非常地想打電話聊聊天，也要兩廂情愿，要先征得對方首肯，并選擇適當的時間。不要在單位打私人電話。在公用電話亭“目空一切”地“煲電話粥”，也是做人極不自覺地表現。
 
　　問題之二，是這個電話應當何時去打。有關公務的電話，應當公事公辦，最好在上班時打。雙方約定的通話時間，輕易不要更動。要想使通話效果好一些，使之不至于受到對方繁忙或疲勞的影響，則通話應選擇在周一至周五，而不應是在周末。也不要在對方剛上班、快下班、午休或快吃午飯時，不識時務地把電話打過去。因緊急事宜打電話到別人家里去，通話之初先要為此說聲“對不起”，而且盡量不要在對方用餐、睡覺、過節、度周末時這樣做。與外商通電話時，須顧及對方在作息時間上的特點。打電話去海外，還應考慮到此地與彼地的時差。
 
　　問題之三，是這個電話的內容應當如何準備。電話被稱為“無形造訪的不速之客”。在很多情況下，它都有可能“出其不意”地打攪別人的正常工作或生活。因此，打電話的人務必要有一個明確的指導思想，除非萬不得已，每次打電話的時間不應超過三分鐘。在國外，這叫做“通話三分鐘原則”，已為商界所廣泛遵守。有鑒于此，商界人士在打電話前，為節省時間，一定要“去粗取精”，條理清晰地預備好提綱。屆時，應根據腹稿或文字稿來直截了當地通話。若撥通電話時對方正忙，則不應強人所難，非“一氣呵成”不可。可以約一個時間，過一會兒再打。此外，與不熟悉的單位或個人聯絡，對對方的名字與電話號碼應當弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因為搞錯而浪費時間。
 
　　在打電話時，對一個人的電話形象影響最大的，當首推他自己的語言與聲調。從總體上來講，它應當簡捷、明了、文明、禮貌。
 
　　在通話時，聲音應當清晰而柔和，吐字應當準確，句子應當簡短，語速應當適中，語氣應當親切、和諧、自然。不要在打電話時為自己的情緒所左右，要么亢奮激動，一上來就“力拔山兮氣蓋世”，像一位草莽英雄一般地大聲吼叫，震耳欲聾;要么情緒低沉，斷斷續續，小聲小氣地如同“耳語”或“哀怨”一樣，讓對方干著急也聽不清楚。
 
　　有一點務請注意，打電話時最好雙手持握活筒。講話時，嘴部與話筒之間應保持三厘米左右的距離。這樣的話，就不會使對方接聽電話時，因話音過高或過低而感到“難過”了。
 
　　打電話時所使用的語言，應當禮貌而謙恭。應盡快地用三言兩語把要說的事情講完，不要羅唆來羅唆去，連自己都不明白“剛才說到哪兒了，”從而浪費別人的時間。若非事關重大的時間、數據，一般沒有必要再三去復述已經講過的話。
 
　　打電話時，每個人開口所講的第一句話，都事關自己給對方的第一印象，所以應當慎之又慎。如果電話接通后，自己所說的頭一句話是“喂，喂”或“西海公司么”、“小丁在不在”，則既不禮貌，也不規范。
 
　　打電話時所用的規范的“前言”有兩種。第一種適用于正式的商務交往中，要求禮貌用語與雙方的單位、職銜、姓名“一同道來”。其標準的“模式”是：
 
　　“您好!我是省化工進出口公司營銷部副經理王琳琳，我要找西華市化工進出口分公司經理高杰先生，或者是副經理楊曉春先生。”
 
　　第二種適用于一般性的人際交往，在使用禮貌性問候以后，應同時準確地報出雙方完整的姓名。其標準的“模式”是：
 
　　“您好!我是于莉。我找謝亦非。”
 
　　不要還不知道對方是誰，一上來就跟人家套近乎，“捉迷藏”。說什么“我是老許啊，我找小梅”之類，常會讓接電話的人“一愁莫展”。人家很可能既不知道“老許”是誰，也不清楚您要找的“小梅”到底是哪一位。 .
 
　　如果電話是由總機接轉，或雙方的秘書代接的，在對方禮節性問候之后，應當“禮尚往來”，使用“您好”、“勞駕”、“清”之類的禮貌用語與對方應對，不要對對方粗聲大氣，出口無忌，或是隨隨便便將對方呼來喚去。
 
　　得知要找的人不在，可請代接電話者幫助叫一下，也可以過后再打。無論如何，都不要忘了說話要客客氣氣的。
 
　　在通話時，若電話中途中斷，按禮節應由打電話者再撥一次。撥通以后，須稍作解釋，以免對方生疑，以為是打電話者不高興掛斷的。
 
　　一旦自己撥錯了電話，切記要對無端被打擾的對方道歉，老老實實地說聲“對不起”。不要連個“回音”都不給，就把電話掛了。 ;
 
　　當通話結束時，別忘了向對方道一聲“再見”，或是“早安”、“晚安”。按照慣例，電話應由撥電話者掛斷。掛斷電話時，應雙手輕放，不要末了再給對方的聽覺以“致命一擊”。
 
　　在接聽電話時，亦有許多具體要求。能否照此辦理，往往意味著接聽電話者的個人修養與對待撥打電話者的態度如何。在通電話的過程中，接聽電話的一方顯然是被動者，盡管如此，商界人士在接聽電話時，亦須專心致志，彬彬有禮。
 
　　在接電話時，首先要注意自己的態度與表情。雖說通電話是一種“未曾謀面”的交談，表面上看，商務人員接電話時的態度與表情對方是看不到的，但是在實際上對于這一切對方其實完全可以在通話過程中感受到的。
 
　　電話鈴聲一響，就應立即跑過去接電話，并且越快越好。有人明明呆在電話邊上，偏偏要“沉住氣”，“擺擺譜”，讓電話鈴聲先響上一通再說。這種態度，無疑是怠慢對方的。在國外，接電話有“鈴響不過三遍”一說。
 
　　接電話時，態度應當殷勤、謙恭。在辦公室里接電話，尤其是外來的客人在場時，最好是走近電話，雙手捧起話筒，以站立的姿勢，面含微笑地與對方友好通話。不要坐著不動，一把把電話拽過來，抱在懷里，夾在脖子上通話。不要拉著電話線，走來走去地通話;也不要坐在桌角、趴在沙發上或是把雙腿高抬到桌面上，大模大樣地與對方通話。
 
　　凡事俱有分寸。接電話時，，速度快，態度好，姿勢雅，就是合乎禮儀的分寸。
 
　　在接電話時，其次要注意自己的語言和語氣。在這個方面，慢不經心、隨隨便便、過分放任自己，都是極其有害的。
 
　　在正式的商務交往中，接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定之規。接電話時所講的第一句話，常見的有三種形式。
 
　　第一種，是以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名。它最為正式。例如：
 
　　“您好!瀚海集團公司人事部田恬。請講。”
 
　　第二種，是以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場合。例如：
 
　　“您好!京南公司廣告部。請講”。或者“您好!人事部。請講”。后一種形式，主要適用于由總機接轉的電話。
 
　　第三種，是以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。例如： 

　　“您好!郝茹莎。請講。”
 
　　需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什么事兒呀?”
 
　　萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度，切勿發脾氣“耍態度”。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關系”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。
 
　　如有可能，不妨問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是借機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。
 
　　在通話途中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時與其他人閑聊。不要讓對方由此來感到在受話人的心中無足輕重。
 
　　結束通話時，應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話，不宜“越位”搶先。
 
　　在接電話時，再次要注意給予對方以同等的待遇，堅持不分對象地一視同仁。
 
　　極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使是接電話時，也極為庸俗地“因人而宜”、“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”。先是愛搭不愛理地問上幾句“誰呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不關己，高高掛起”。不過他們的“天氣”也不總是永遠這般“陰沉”，一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會“雨過天晴云散盡”，低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。
 
　　在接待外來的電話時，理當一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的態度，容易為自己贏得朋友。
 
　　在通話時，接電話的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客，不宜長談，或另有其他電話掛進來，需要中止通話時，應說明原因，并告之對方：“一有空閑，我馬上掛電話給您。”免得讓對方覺得我方厚此薄彼。
 
　　遇上不識相的人打起電話沒個完，非得讓其“適可而止”不可的話，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有?我還有別的事情呢”，而應當講：“好吧，我不再占用您的寶貴時間了”，“真不希望就此道別，不過以后真的希望再有機會與您聯絡”。
 
　　在接電話時，最后要注意代接電話時的態度。
 
　　有可能親自接的電話，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子奶里奶氣地代替自己接電話。雖然他們對這種實踐非常熱衷，也不提倡在這方面培養他們。
 
　　商務往來比較多的人，可請秘書代為處理電話，也可在本人不在時使用錄音電話。不過本人在場時，一般是不合適使用錄音電話哄人的。
 
　　萬一需要用錄音裝置時，則必須使自己預留的錄音友好，謙恭。通常，預留的錄音應為：“您好J這里是某某公司某某部。本部門工作人員現在因公外出，請您在信號聲音響過之后留言，或者留下您的姓名與電話號碼。我們將盡快與您聯絡。謝謝，再見。”
 
　　代接電話時，講話要有板有眼。被找的人如果就在身旁，應告訴打電話者：“請稍候”，然后立即轉交電話，不要抱著惡作劇或不信任的態度，先對對方“調查研究”一番，尤其是不允許將這類通話擴音出來。
 
　　被找的人如果尚在別處，應迅速過去尋找。不要懶于行動，連這點“舉手之勞”都不愿意做，蒙騙對方說“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開化”。
 
　　倘若被找的人不在，應在接電話之初立即相告。并可以適當地表示自己可以“代為轉告”的意思。不過應當先講“某人不在”，然后再問“您是誰”或“您有什么事情”，切勿“本末倒置”過來。省得讓打電話者疑心：他要找的人正在旁邊，可就是不想搭理他。
 
　　表示自己可以“代為轉告”的意思時，應當含蓄一些，例如：“需要我為您效勞的話，請吩咐”，聽上去就“可進可退”。不要一開口就“不由分說”，說什么“你有什么事情。都盡管可以告訴我，我一定不會‘貪污”’云云。只有在比較熟的人之間，才可以直接詢問：“您有留言嗎?”“要不要我告訴某某人，一回來就打電話給您”。
 
　　代接電話時，對方如有留言，應當當場筆錄下來。之后，還應再次復述一次，以免有誤。
 
　　在商界，人們往往風塵仆仆，來去匆匆。為適應商務人員工作繁忙，活動量大，時常“居無定所”，而又急需“隨時隨地傳信息”的特點，近年以來移動通訊業務已有長足的發展。其中，移動電話與尋呼機更是獨領風騷，日益普及，成為廣大商務人員隨身必備、使用最為頻繁的兩種電子通訊工具。
 
　　移動電話，又名手機，以前曾被俗稱為“大哥大”。它是一種小型化、智能化的無線式電話。尋呼機，亦稱BP機。它是一種借助于人工輔助或者自動控制系統，及時向用戶傳遞文字或數字信息的電子顯示器。在民間，人們通常取其一呼即應之意，把它叫作呼機。盡管時下在不少人的眼里，手機與呼機是一種地位與身份的象征，但對商界人士而言，它們始終是，而且只能是兩種可以為我所用的實用性很強的通訊工具而已。
 
　　商界人士在日常交往中使用手機與呼機時，大體上有如下五個方面的禮儀規范必須嚴守不怠。
 
　　其一，是要置放到位。商務禮儀規定，手機與呼機的使用者，應當將其放置在適當之處。大凡正式的場合，切不可有意識地將其展示于人。
 
　　道理其實很簡單，手機就是手機，呼機就是呼機，它們終究不過是通訊工具罷了，而絕對不能視之為可以炫耀的裝飾品。把它們握在手中，別在衣服外面，放在自己身邊，或是有意當眾對其進行擺弄，實在無聊之至，商界人士是切不可那么做的。
 
　　按照慣例，外出之際隨身攜帶手機與呼機的最佳位置有二。它們一是公文包里，二是上衣口袋之內。穿套裝、套裙之時，切勿將其掛在衣內的腰帶上。否則撩衣取用或觀瞧時，即使不使自己與身旁之人“赤誠相見”，也會因此舉而驚嚇對方。
 
　　其二，是要遵守公德。使用手機與呼機，當然是為了方便自己。不過，這種方便是不能夠建立在他人的不便之上的。換而言之，商務人員在有必要使用手機與呼機時，一定要講究社會公德，切勿使自己的行為騷擾到其他人士。 ·
 
　　商務禮儀規定：在公共場所活動時，商務人員盡量不要使用手機與呼機。當其處于待機狀態時，應使之靜音或轉為震動。需要與他人通話時，應尋找無人之處，而切勿當眾自說自活。公共場所乃是公有共享之處，在那里最得體的做法，是人人都要自覺地保持肅靜。顯而易見，在公共場所里手機與呼機狂叫不止，或是在那里與他人進行當眾的通話，都是侵犯他人權利、不講社會公德的表現。在參加宴會、舞會、音樂會，前往法院、圖書館，或是參觀各類展覽時，尤須切記此點。
 
　　在工作崗位之上，亦應注意不使自己的手機與呼機的使用有礙于工作、有礙于別人。商界人士在寫字間里辦公時，盡量不要讓手機與呼機大呼小叫。尤其是在開會、會客、上課、談判、簽約以及出席重要的儀式、活動時，必須要自覺地提前采取措施，令自己的手機或呼機禁聲不響。在必要時，可暫時將其關機，或者委托他人代為保管。這樣做，表明自己一心不可二用，因而也是對有關交往對象的一種尊重和對有關活動的一種重視。
 
　　其三，是要保證暢通。使用手機與呼機，主要的目的是為了保證自己與外界的聯絡暢通無阻，商界人士對于此點不僅必須重視，而且還需為此而采取一切行之有效的措施。
 
　　告訴交往對象自己的手機或呼機號碼時，務必力求準確無誤。如系口頭相告，應重復一兩次，以便對方進行驗證。若自己的手機或呼機改動了號碼，應及時通報給重要的交往對象，免得雙方的聯系一時中斷。有必要時。除手機、呼號碼外，不妨同時再告訴自己的交往對象其他幾種聯系方式，以有備無患。
 
　　接到他人的尋呼或打在手機上的電話之后，一般應當及時與對方聯絡。沒有極其特殊的原因，與對方進行聯絡的時間不應當在此后超過五分鐘。尋呼他人或撥打他人的手機之后，亦應保持耐心，一般應當等候對方十分鐘左右。在此期間，不宜再同其他人進行聯絡，以防電話頻頻占線。不及時回復他人電話，呼叫、撥打他人手機后迅速離去，或是轉而接打他人的電話，都會被視作惡意的犯規。
 
　　萬一因故暫時不方便使用手機或呼機時，可在尋呼臺、語音信箱上留言，說明具體原因，告之來電、來話者自己的其他聯系方式。有時，還可采用轉移呼叫的方式與外界保持聯系。
 
　　其四，是要重視私密。通訊自由，是受到法律保護的。在通訊自由之中，秘密性，即通訊屬于個人私事和個人秘密，是其重要內容之一。使用手機、呼機時，對此亦應予以重視。
 
　　一般而言，二者的號碼，尤其是手機的號碼，不宜隨便告之于人。即便在名片上，也不宜包含此項內容。因此，不應當隨便打探他人的手機、呼機號碼，更不應當不負責任地將別人的手機、呼機號碼轉告他人，或是對外界廣而告之。
 
　　出于自我保護和防止他人盜機、盜碼等多方面的考慮，通常不宜隨意將本人的手機、呼機借與他人使用，或是前往不正規的維修點對其進行檢修。考慮到相同的原因，隨意借用別人的手機、呼機也是不適當的。
 
　　其五，是要注意安全。使用手機、呼機時，對于有關的安全事項絕對不可馬虎大意。在任何時候，都切不可在使用時有礙自己或他人的安全。
 
　　按照常規，在駕駛車輛時，不宜忙里偷閑，同時使用手機通話，或是查看呼機。弄不好的話，就極有可能導致交通事故。
 
　　乘坐客機時，必須自覺地關閉本人隨身攜帶的手機、呼機。因為它們所發出的電子訊號，會干擾飛機的導航系統。
 
　　在加油站或是醫院里停留期間，也不準開啟手機、呼機。否則，就有可能釀成火災，或影響醫療儀器設備的正常使用。此外，在一切標有文字或圖示禁用手機、呼機的地方，均須遵守規定。
 
　　目前，在商務交往中，經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書信的聯絡方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應運而生，并且迅速走紅于商界。
 
　　傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過安裝在普通電話網絡上的傳真機，對外發送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化的通訊聯絡的方式。現在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。
 
　　利用傳真通訊的主要優點是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作。有些時候，它的清晰度難以確保。
 
　　商界人士在利用傳真對外通訊聯絡時，必須注意下述三個方面的禮儀問題。
 
　　第一，必須合法使用。國家規定：任何單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關要求，認真履行必要的使用手續，否則即為非法之舉。
 
　　具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經電信部門許可，并辦理相關的一切手續，不準私自安裝、使用傳真設備。 !
 
　　安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續。
 
　　使用自備的傳真設備期間，按照規定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。
 
　　第二，必須得法使用。使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。
 
　　本人或本單位所使用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。
 
　　對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好。為了保證萬無一失，在有必要向對方發送傳真前，最好先向對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發錯傳真。
 
　　發送傳真時，必須按規定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節省費用。
 
　　單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處于接收狀態。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。 

　　第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數。
 
　　在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要嘆記這一條。
 
　　出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外?對于工作人員亦須依禮相待。
 
　　人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
 
　　近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來了一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發展可謂突飛猛進，日新月異，令人刮目相看。當前，它已經在商界得到了越來越廣泛的使用。
 
　　電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯網絡，向交往對象所發出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。
 
　　商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守的禮儀規范主要包括以下四個方面。
 
　　第一，電子郵件應當認真撰寫。向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下列三點尤其必須注意。
 
　　一是主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
 
　　二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
 
　　三是內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
 
　　第二，電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”
 
　　有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子信件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。
 
　　目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩惱不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。
 
　　不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的。
 
　　第三，電子郵件應當注意編碼。編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者均應予以注意的大事。由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統。因此，當一位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區里的中國人發出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。
 
　　因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的電子郵件。
 
　　第四，電子郵件應當慎選功能。現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
 
　　這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。